ระบบสารสนเทศ

  จากความสำคัญของสารสนเทศ และการหาหนทางที่จะใช้เทคโนโลยีในการจัดการสารสนเทศ ใน พ.ศ. 2538 รัฐบาลไทยได้ประกาศอย่างเป็นทางการให้เป็นปีแห่งเทคโนโลยีสารสนเทศไทย รัฐบาลได้เห็นความสำคัญของระบบข้อมูลที่มีเทคโนโลยีด้านคอมพิวเตอร์และระบบสื่อสารเป็นตัวนำ และจะมีบทบาทสำคัญในการพัฒนาและผลักดันให้เกิดการใช้ทรัพยากรของประเทศอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด ทั้งในด้านทรัพยากรมนุษย์ วัสดุอุปกรณ์ และเวลารัฐบาลได้ลงทุนให้กับโครงการพื้นฐานทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศเป็นจำนวนมาก เช่น การขยายระบบโทรศัพท์ การขยายเครือข่ายสื่อสาร การสร้างระบบฐานข้อมูลทะเบียนราษฎร์ การสร้างระบบการจัดเก็บภาษีและระบบศุลกากรด้วยคอมพิวเตอร์
       ไม่เพียงแต่ประเทศไทยเท่านั้นที่ให้ความสำคัญเรื่องเทคโนโลยีสารสนเทศ หลายประเทศทั่วโลกก็ให้ความสำคัญเช่นกัน แต่ละประเทศได้ลงทุนทางด้านนี้เป็นจำนวนมาก ทั้งนี้เพราะข้อมูลเป็นกลไกลสำคัญในเชิงรุก เพื่อพัฒนาประเทศให้สามารถแข่งขันในระดับสากลได้ อีกทั้งยังเพิ่มคุณภาพชีวิต กระจายความเจริญสู่ชนบท และสร้างความเสมอภาคในสังคม
                        สังคมความเป็นอยู่และการทำงานของมนุษย์มีการรวมกลุ่มเป็นประเทศ การจัดองค์กรเป็นหน่วยงานของรัฐบาลและเอกชน และภายในองค์กรก็มีการแบ่งย่อยลงเป็นกลุ่ม เป็นแผนก เป็นหน่วยงาน ภายในหน่วยงานย่อยก็มีระดับบุคคล
                        เมื่อพิจารณาระบบสารสนเทศที่เกี่ยวข้องในองค์กรพอที่จะได้แบ่งการจักการสารสนเทศขององค์กรได้ตามจำนวนของคนที่เกี่ยวข้อง ตามรูปแบบการรวมกลุ่มขององค์กรได้ 3 ระดับ คือระบบสารสนเทศระดับบุคคล ระบบสารสนเทศระดับกลุ่ม และระบบสารสนเทศระดับองค์กร

ระบบสารสนเทศระดับบุคคล
                        ระบบสารสนเทศระดับบุคคล คือระบบที่เสริมประสิทธิภาพและเพิ่มผลงานให้แต่ละบุคคลในหน้าที่ที่รับผิดชอบ ปัจจุบันคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลมีขนาดเล็กลง ราคาถูก แต่มีความสามารถในการประมวลผลด้วยความเร็วสูงขึ้น ประกอบกับมีโปรแกรมสำเร็จที่ทำให้ผู้ใช้สามารถใช้งานได้ง่าย กว้างขวางและคุ้มค่ามากขึ้น เช่น ซอฟแวร์ประมวลคำ ( word processor ) ซอฟแวร์นำเสนอ ( presentation ) ซอฟแวร์กราฟฟิก ( graphic ) ซอฟแวร์การทำสิ่งพิมพ์ ( desktop publishing ) ซอฟแวร์ตารางการทำงาน ( spread sheet ) ซอฟแวร์จัดการฐานข้อมูล ( database management ) และซอฟแวร์บริหารโครงงาน ( project management ) เป็นต้นและชุดโปรแกรมที่ได้รับความนิยมในปัจจุบัน เป็นโปรแกรมที่ได้รวบรวมซอฟแวร์ประมวลคำ ซอฟแวร์นำเสนอ ซอฟแวร์ตารางทำงาน ซอฟแวร์จัดการฐานข้อมูล รวมเป็นชุดเข้าไว้ด้วยกัน
                        ข้อมูลที่ให้การทำงานของบุคลากรดีขึ้นนั้น ต้องขึ้นอยู่กับหน้าที่รับผิดชอบของแต่ละคนต่างกันไป ตัวอย่างเช่น พนักงานขายควรมีข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าเป็นอย่างดีซึ่งจะทำให้การติดต่อซื้อขายได้ผลเลิศ บริษัทควรมีการเตรียมอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ไว้ให้พนักงานขายได้ใช้ในการจัดเก็บข้อมูลลูกค้า เช่น ชื่อ ที่อยู่ และความสนใจในตัวสินค้า หรือข้อมูลอื่นๆ ที่จะสนับสนุนการขาย พร้อมกับระบบที่ช่วยพนักงานแต่ละคนในการเรียกค้นหาข้อมูลตามเงือนไขเพื่อวางแผน จัดการ และควบคุมการทำงานของตัวเองได้ เช่น ระบบวิเคราะห์ข้อมูลการขายเป็นต้น

รูป แสดงการใช้สารสนเทศในระดับบุคคล

ระบบสารสนเทศระดับกลุ่ม
                        ระบบสารสนเทศระดับกลุ่ม คือระบบสารสนเทศที่ช่วยเสริมการของกลุ่มบุคคลที่มีเป้าหมายการทำงานร่วมกันให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
                        ตัวอย่างของการใช้ระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนงานของแผนก คำว่าการทำงานเป็นกลุ่ม ( workgroup ) ในที่นี้หมายถึง กลุ่มบุคคลจำนวน 2 คนขึ้นไปที่ร่วมกันเพื่อให้บรรลุเป้าหมายเดียวกัน โยทั่วไปบุคลากรในกลุ่มเดียวกันจะรู้จักกันและทำงานร่วมกัน เป้าหมายหลักของการทำงานเป็นกลุ่มคือ การเตรียมสภาวะแวดล้อมที่จะเอื้ออำนวยประโยชน์ในการทำงานร่วมกันเป็นกลุ่มได้อย่างมีประสิทธิภาพ และช่วยเหลือเกื้อกูลซึ่งกันและกัน โดยทำให้เป้าหมายของธุรกิจดำเนินไปได้อย่างมีประสิทธิผล
                        แนวทางหลักก็คือการทำให้เกิดการใช้ทรัพยากรร่วมกัน โดยเฉพาะข้อมูลและอุปกรณ์เทคโนโลยีพื้นฐาน การนำคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลมาช่วยต่อกันด้วยเครือข่ายท้องถิ่นหรือเครือข่ายแลน ( Local Area Network : LAN ) ทำให้มีการเชื่อมโยงและใช้ทรัพยากรของคอมพิวเตอร์ร่วมกัน เช่น เครื่องพิมพ์ข้อมูลที่ใช้ร่วมกันในแผนกจะบรรจุไว้ในระบบคอมพิวเตอร์ที่มีหน้าที่ควบคุมการจัดเก็บแฟ้มข้อมูลกลางที่เรียกว่า เครื่องบริการแฟ้ม ( file server ) ถ้ามีการแก้ไขข้อมูลในฐานข้อมูลกลางนี้โดยผู้ใช้คนใดคนหนึ่ง ผู้ใช้คนอื่นที่อยู่บนเครือข่ายคอมพิวเตอร์นี้ก็จะได้รับข้อมูลที่ผ่านการแก้ไขแล้วนั้นเช่นกัน

รูป การใช้ระบบสารสนเทศในระดับกลุ่ม

การประยุกต์ใช้วานคอมพิวเตอร์ในลักษณะของการทำงานเป็นกลุสามารถใช้กับงานต่างๆ ได้ ตัวอย่างเช่น ระบบบริการลูกค้า หรือการเสนอขายสินค้าผ่านทางสื่อโทรศัพท์พนักงานในทีมงานอาจจะมีอยู่หลายคนและใช้เครือข่ายคอมพิวเตอร์ในการเก็บข้อมูลกลางของลูกค้ารวมกัน กล่าวคือ มีข้อมูลเพียงชุดเดียวที่พนักงานทุกคนจะเข้าถึงได้ ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงหรือเพิ่มเติม พนักงานในกลุ่มจะต้องรับรู้ด้วย เช่น ลูกค้าโทรศัพท์มาถามคำถามหรือขอคำปรึกษาเกี่ยวกันสินค้า พนักงานอาจจะช่วยเตือนความจำเมื่อถึงเวลาต้องโทรศัพท์กลับไปหาลูกค้า แม้พนักงานที่รับโทรศัพท์ครั้งที่แล้วจะไม่อยู่ แต่พนักงานที่ทำงานอยู่สามารถเรียกข้อมูลจากระบบคอมพิวเตอร์ แล้วโทรกลับไปตามนัดหมาย ทำให้ธุรกิจดำเนินต่อไปได้โดยไม่หยุดชะงัก เป็นต้น อันจะเป็นการเพิ่มคุณภาพการบริการ หรือเป็นกลยุทธ์ที่ช่วยทางด้านการขาย
ระบบสารสนเทศของกลุ่มหรือแผนกยังมีแนวทางอื่นๆ ในการสนับสนุนในการบริหารงานและปฏิบัติงาน เช่น การสื่อสารด้วยระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ การประชุมผ่านเครือข่าย ซึ่งอาจประชุมปรึกษาหารือกันโดยได้โดยอยู่ต่างสถานที่กัน การจัดทำระบบแผงข่าว ( Bulletin Board System : BBS ) ของแผนก การประชุมทางไกล การทำตารางทำงานของกลุ่มระบบสนับสนุนการตัดสินใจของกลุ่ม ระบบจัดการฐานข้อมูล ระบบการไหลเวียนอัตโนมัติของเอกสาร ระบบการจัดการเก็บข้อความ ระบบการจัดตารางของกลุ่ม ระบบการบริหารโครงการข้อกลุ่ม ระบบการใช้แฟ้มข้อความร่วมกันของกลุ่ม และระบบประมวลผลภาพเอกสาร เป็นต้น

ระบบสารสนเทศระดับองค์กร     
            ระบบสารสนเทศระดับองค์กร คือระบบสารสนเทศที่สนับสนุนการดำเนินงานขององค์กรในภาพรวม ระบบในลักษณะนี้ จะเกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานร่วมกันของหลายแผนกโดยการใช้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องร่วมกันด้วยวิธีส่งผ่านถึงกันจากแผนกหนึ่งข้ามไปอีกแผนกหนึ่งระบบสารสนเทศดังกล่าวสามารถสนับสนุนงานในระดับผู้ปฏิบัติการและสนับสนุนการตัดสินใจ เนื่องจากสามารถใช้ข้อมูลจากแผนกต่างๆ ที่เกี่ยวข้องมาประกอบการตัดสินใจโดยอาจนำข้อมูลมาแสดงในรูปแบบสรุป หรือในแบบฟอรืมที่ต้องการ บ่อยครั้งที่การบริหารงานในระดับสูงจำเป็นต้องใช้ข้อมูลร่วมกันจากหลายแผนกเพื่อประกอบการตัดสินใจ

ระบบการประสานงานเพื่อการสร้างรายได้ให้กับธุรกิจการค้า ตัวอย่างระบบสารสนเทศระดับองค์กรในธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับการขายสินค้า โดยมีฝ่ายต่างๆ ที่เกี่ยวข้องในองค์กรหลายฝ่าย เช่นฝ่ายการขาย ฝ่ายสินค้าคงคลัง ฝ่ายพัสดุ และฝ่ายการเงิน แต่ละฝ่ายอาจจะมีระบบข้อมูลหรือคอมพิวเตอร์ที่สนับสนุนการปฏิบัติการ และยังมีระบบการสื่อสารหรือเครือข่ายคอมพิวเตอร์เพื่อการเชื่อมโยงคอมพิวเตอร์ระหว่างฝ่ายได้ เพื่อให้เกิดการแรกเปลี่ยนข้อมูลไปตามสายการเชื่อมโยง เนื่องจากจุดประสงค์ของการทำธุรกิจก็เพื่อสร้างผลกำไรให้กับบริษัท ถ้ามีการแรกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างฝ่ายอย่างมีประสิทธิภาพแล้ว ย่อมทำให้เกิดการขายสินค้า และการตามเก็บเงินได้อย่างรวดเร็ว เช่น ทันทีที่ฝ่ายการขายตกลงขายสินค้ากลับลูกค้า จะมีการป้อนข้อมูลการขายสินค้าลงในระบบคอมพิวเตอร์ ฝ่ายอื่นที่เกี่ยวข้องจะได้รับข้อมูลการขายนี้ และสามารถปฏิบัติหน้าที่ข้อตัวเองได้อย่างต่อเนื่องทันที เช่น ฝ่ายสินค้าคงคลังจัดตรวจสอบและเตรียมใบเบิกสินค้าเพื่อส่งให้ฝ่ายพัสดุได้ทันที ฝ่ายการเงินตรวจสอบความถูกต้องของการขายสินค้าแล้วดำเนินการทำใบส่งสินค้า และดูแลเรื่องระบบลูกหนี้โดยอัตโนมัติ และสุดท้ายฝ่ายพัสดุดำเนินการจัดส่งสินค้าไปให้ลูกค้า แล้วก็จะดำเนินการติดตามการค้างชำระจากลูกหนี้ต่อไป
            หัวใจสำคัญของระบบสารสนเทศในระดับองค์กร คือ ระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ภายในองค์กรที่จะต้องเชื่อมโยงระบบคอมพิวเตอร์ของแต่ละแผนกเข้าด้วยกัน เพื่อให้เกิดการใช้ข้อมูลร่วมกัน นอกจากนี้ยังสามารถใช้ทรัพยากรร่วมกันได้ด้วย ในเชิงเทคนิกระบบสารสนเทศระดับองค์กรอาจจะมีระบบคอมพิวเตอร์ที่ดูแลแฟ้มข้อมูล มีการเชื่อมโยงคอมพิวเตอร์หลายระบบเข้าด้วยกันเป็นเครือข่าย หรืออาจจะมีเครือข่ายคอมพิวเตอร์ในระดับกลุ่มอยู่แล้ว การเชื่อมโยงเครือข่ายเหล่านั้นเข้าด้วยกัน ทำให้กลายเป็นเครือข่ายของเครือข่ายคอมพิวเตอร์ ในกรณีที่มีจำนวนผู้ใช้ในองค์กรมาก เครื่องมือพื้นฐานอีกประการหนึ่งของระบบข้อมูลก็คือ ระบบจัดการฐานข้อมูล ซึ่งเป็นโปรแกรมสำคัญในการดูระบบฐานข้อมูล